Algemene voorwaarden

Perlex is de kantoornaam van Stefanie Van de Perre BV (hierna “Perlex”), met zetel te Varingstraat 20A, 9506 Geraardsbergen, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 0728.923.425. De advocaten kunnen optreden op basis van een stage- of samenwerkingsovereenkomst en oefenen een gereglementeerd beroep uit. Zij zijn onderworpen aan de deontologische regels van de Balie waartoe zij behoren en zijn onderworpen aan het beroepsgeheim.

Deze algemene voorwaarden zijn, tenzij expliciet schriftelijk anders bepaald, van toepassing op alle diensten geleverd door Perlex, haar advocaten, juridische medewerkers (paralegals), aangestelden en andere (zelfstandige) medewerkers (medewerkers) betrokken bij de dienstverlening en, met inbegrip van voormalige advocaten en/of paralegals en/of medewerkers van Perlex.

In geval van tegenstrijdigheid zullen deze algemene voorwaarden primeren op enige andersluidende algemene voorwaarden van de cliënt. Als afspraken afwijken van één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden zullen zij enkel het beding of de bedingen vervangen waarvan zij afwijken. De overige bedingen blijven onverkort van toepassing.

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, het Frans en het Engels. Als er een tegenstrijdigheid bestaat tussen de verschillende versies van de algemene voorwaarden, primeert de Nederlandstalige tekst.

De overeenkomst tussen Perlex en de cliënt komt tot stand op het ogenblik dat Perlex haar dienstverlening aanvangt. De contractuele relatie bestaat tussen de cliënt en Perlex, zelfs als de cliënt slechts contact heeft met één of meer van haar advocaten. De advocaten, paralegals en medewerkers verrichten hun diensten in naam en voor rekening van Perlex.

De dienstverlening van Perlex kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij onderhandelingen, bijstand bij procedures, bijstand bij deskundigenonderzoeken, optreden als lasthebber. Partijen zullen het precieze voorwerp van de dienstverlening van Perlex bij aanvang van de werkzaamheden duidelijk overleggen en, indien nodig, bij de verdere uitvoering ervan aanpassen in functie van de noodwendigheden van het dossier.

De dienstverlening van Perlex is telkens een inspanningsverbintenis en is geen resultaatsverbintenis; tenzij dit anders is overeengekomen of als dit wettelijke of deontologisch verplicht is. De aansprakelijkheid van Perlex wordt dusdanig beoordeeld.

De toepasselijke deontologische codes bevatten strenge regels ter voorkoming van belangenconflicten. Perlex past strikte interne procedures toe om mogelijke belangenconflicten te vermijden. Wanneer een mogelijk belangenconflict geïdentificeerd wordt, dan kan de cliënt Perlex niet dwingen om zonder toestemming van de derde betrokken partij, als Perlex deze toestemming nodig acht, de dienstverlening aan te vatten of verder te zetten. Perlex’s beslissing is bindend voor de cliënt. Als Perlex concurrerende en/of andere contracterende partijen van de cliënt bijstaat, zal Perlex er altijd zorg voor dragen dat zij het beroepsgeheim respecteert.

Tenzij de cliënt zich hiertegen uitdrukkelijk verzet, is Perlex vrij om dossiers of bepaalde aspecten ervan intern te verdelen onder haar advocaten, paralegals en medewerkers. Deze interne verdeling zal zoveel als mogelijk gebeuren volgens de voorkeurmateries van de advocaten en/of de wensen van de cliënt. Waar nodig wordt gewerkt in teamverband. De dominus litis behoudt steeds de supervisie over het dossier.

De cliënt bezorgt Perlex, zowel bij aanvang van de overeenkomst als tijdens de uitvoering ervan, tijdig alle informatie die nodig is voor een optimale dienstverlening en voor de naleving van de wettelijke verplichtingen van Perlex. Dit gebeurt, indien van toepassing, op verzoek van Perlex en volgens haar interne procedures. Perlex is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van de cliënt. Alle niet-openbare informatie die Perlex van de cliënt ontvangt, wordt vertrouwelijk behandeld. Indien de cliënt, na verzoek daartoe, nalaat om binnen de gestelde termijn de gevraagde informatie te bezorgen of bepaalde formaliteiten te vervullen, mag Perlex haar prestaties opschorten en de reeds geleverde diensten factureren.

Perlex is verplicht de anti-witwaswetgeving (Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten) toe te passen. Deze wetgeving verplicht Perlex tot voortdurende waakzaamheid binnen haar cliëntenrelaties. De cliënt verleent daartoe tijdig zijn medewerking, onder meer voor de correcte identificatie van de cliënt, diens lasthebber en uiteindelijke begunstigde(n). Ook het doel en de verwachte aard van de cliëntenrelatie moeten worden vastgesteld. Indien de vereiste bewijsstukken niet tijdig worden verkregen, kan Perlex, behoudens uitzonderlijke omstandigheden, niet optreden of moet zij de cliëntenrelatie beëindigen. Perlex is verplicht om een vermoeden van witwaspraktijken en/of financiering van terrorisme te melden aan de bevoegde stafhouder. Overeenkomstig de wet mag Perlex de cliënt mogelijk niet over deze melding informeren en moet zij de cliëntenrelatie beëindigen zonder opzegtermijn of opgave van reden.

Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving van Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens verwerkt Perlex als verwerkingsverantwoordelijke bepaalde persoonsgegevens over cliënten, hun werknemers, vertegenwoordigers, uiteindelijke begunstigden en contactpersonen evenals andere persoonsgegevens die Perlex bezorgd worden in het kader van haar dienstverlening.

Elektronische en/of papieren dossiers worden door Perlex na beëindiging van elke opdracht bewaard gedurende een periode van vijf jaar. Een langere bewaringstermijn van (delen van) dossiers kan, overeenkomstig onze deontologische regels en/of de toepasselijke wetgeving (o.a. artikel 60 van de anti-witwaswetgeving) van toepassing zijn om ze ter beschikking te houden ten behoeve van diverse overheden en/of tuchtrechtelijke instantie. Originele bewijsstukken of andere originele documenten toevertrouwd aan Perlex worden teruggegeven aan de cliënt en dienen desgevallend door hem te worden gearchiveerd. Na de bewaringsperiode heeft Perlex het recht de dossiers te vernietigen (zowel papieren als, waar mogelijk, elektronische dossiers) zonder enige voorafgaande verwittiging van de cliënt.

De federale en gewestelijke wetgeving tot omzetting van de Europese Richtlijn 2018/822 van 25 mei 2018 tot wijziging van Richtlijn 2011/16/EU wat betreft verplichte automatische uitwisseling van inlichtingen op belastinggebied met betrekking tot meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies (hierna DAC 6) in het Belgisch intern recht is van toepassing op Perlex, welke hierdoor potentieel als een intermediair kwalificeert. Cliënt begrijpt en aanvaardt dat intermediairs gehouden zijn tot rapportering van constructies die onder het toepassingsgebied van DAC 6 vallen, behoudens in de gevallen waar de intermediairs gehouden zijn door het beroepsgeheim. De werkzaamheden die Perlex verricht in toepassing van voormelde wetgeving (analyse toepasselijkheid meldingsplicht, informeren van cliënt, optreden als bijzondere lasthebber, etc.) worden integraal in de dienstverlening van Perlex begrepen. Cliënt aanvaardt dan ook dat alle kosten en erelonen in deze integraal worden aangerekend. In de mate dat Perlex gebonden is door het beroepsgeheim zal de constructie gemeld worden door één of meer andere intermediairs of in bepaalde gevallen door de cliënt zelf. In dat geval kan de cliënt Perlex mandateren om de melding in zijn naam en voor zijn rekening te verrichten. Wanneer voor de uitvoering van de dienstverlening een gerechtsdeurwaarder of vertaler nodig is, laat de cliënt de keuze daarvan aan Perlex. Dat geldt ook voor eenvoudige opdrachten, zoals het neerleggen van een procedurestuk of het verschijnen op een inleidingszitting door een plaatselijke advocaat.

Wanneer voor de uitvoering van de dienstverlening een beroep op andere derden nodig is, zoals (buitenlandse) advocaten, notarissen, accountants, revisoren of deskundigen, worden zij gekozen in overleg met de cliënt. Onverminderd dit overleg mandateert de cliënt Perlex, als lasthebber, om deze dienstverleners opdrachten te geven in naam en voor rekening van de cliënt. In dat geval wordt de factuur van de betrokken dienstverlener in principe op naam van de cliënt uitgereikt en betaalt de cliënt deze rechtstreeks aan die dienstverlener. Afhankelijk van de noden van het dossier kan Perlex deze externe kosten uitzonderlijk voorschieten en vervolgens aan de cliënt doorrekenen. Deze uitzonderlijke tenlasteneming doet geen afbreuk aan de contractuele relatie tussen de derde en de cliënt. Indien de derde onderworpen is aan de anti-witwaswetgeving en de cliënt de daadwerkelijke begunstigde is van de dienstverlening, moet de derde zelf de cliënt, diens lasthebber en uiteindelijke begunstigde(n) identificeren. De cliënt aanvaardt in dat verband uitdrukkelijk dat Perlex de daarvoor noodzakelijke informatie met die derde deelt. Perlex deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit wettelijk verplicht is, nodig is om haar rechten te beschermen of vereist is om haar contractuele verplichtingen na te komen. Deze verplichtingen doen geen afbreuk aan het beroepsgeheim dat de relatie tussen de cliënt en zijn advocaat blijft kenmerken.

Het voeren van juridische procedures brengt bepaalde kosten met zich mee, waaronder naast de eigen advocatenkosten, de gerechtskosten. In principe dient (in burgerlijke zaken) de in het ongelijk gestelde partij de (gerechts)kosten te dragen. Deze kosten omvatten, zonder limitatief te zijn, de dagvaardingskosten, de rechtsplegingsvergoeding, (d.i. een forfaitaire tegemoetkoming in de kosten en erelonen van de advocaat van de in het ongelijk gestelde partij), de rolrechten en de bijdrage aan het fonds voor juridische bijstand. Het bedrag van de rechtsplegingsvergoeding wordt vastgesteld volgens bepaalde geïndexeerde) regels tariefschalen. en (periodiek Voor andere procedures zoals strafprocedures, administratieve procedures etc. gelden specifieke, al dan niet gelijkaardige, regels.

Perlex rekent haar werkzaamheden, administratiekosten en voorgeschoten kosten periodiek aan de cliënt aan via een staat van erelonen en kosten. Op eenvoudig verzoek ontvangt de cliënt een specificatie van de verrichte werkzaamheden en aangerekende kosten.

Tenzij anders schriftelijk overeengekomen werd, worden de verrichte werkzaamheden onder de post erelonen aangerekend op basis van een vast bedrag door Perlex bepaald, waarbij naast de aard, de complexiteit, de inzet en het dringend karakter van de zaak, in hoofdzaak rekening wordt gehouden met detijd die aan een bepaald dossier wordt besteed en met het basisuurtarief van de advocaten, paralegals en/of medewerkers die de betrokken prestaties verrichten. Perlex bepaalt het basisuurtarief eveneens in functie van de inzet van de zaak, de moeilijkheidsgraad van de zaak, de ervaring van de behandelende advocaat in de betrokken rechtsmaterie en het dringend karakter van de opdracht. De basisuurtarieven worden jaarlijks geïndexeerd en kunnen bovendien steeds worden aangepast, op individuele basis per advocaat in functie van diens anciënniteit en expertise. De cliënt kan steeds alle geactualiseerde basisuurtarieven opvragen bij Perlex en dit vanaf 1 januari van ieder kalenderjaar. Cliënt erkent uitdrukkelijk dat de mogelijkheid om kennis te nemen door eenvoudige opvraging van de tarieven volstaat en zij hiermee voldoende geïnformeerd is. Onverminderd de aanrekening van erelonen van advocaten, paralegals en medewerkers, worden de algemene administratie- en kantoorkosten, (uitgezonderd kosten voor de opening van het dossier en de bijhorende identificatie van een nieuwe cliënt), dactylografiekosten, afdruk- en kopiekosten, verzendingskosten, telefoonkosten, ... aangerekend onder de post administratiekosten, onder de vorm van een forfaitair kostenpercentage van vijf (5) % over de aangerekende erelonen.

Als Perlex haar erelonen en/of algemene administratie en kantoorkosten verandert overeenkomstig de overeengekomen wijze, dan heeft de cliënt het recht om de overeenkomst met Perlex te beëindigen. Bij gebrek aan reactie binnen de dertig (30) kalenderdagen te rekenen vanaf het ogenblik dat de cliënt van deze wijziging op de hoogte was of kon zijn, wordt de cliënt geacht akkoord te gaan. Perlex en de cliënt kunnen onderling bijvoorbeeld voor onbetwiste zaken en eenvoudigere zaken- andere formules voor de berekening van de erelonen en de administratiekosten overeenkomen. Dergelijke formules kunnen onder meer bestaan in: de aanrekening van een forfaitair bedrag per zaak of per zaak per aanleg; de aanrekening van enkel intresten, schadebeding en/of de rechtsplegings vergoeding per zaak (ongeacht of deze bedragen effectief kunnen gerecupereerd door de cliënt) worden. De kosten die Perlex heeft voorgeschoten aan derden, zoals registratiekantoren, databanken, griffies, hypotheekkantoren, officiële notarissen, of officieuze derde-advocaten, gerechtsdeurwaarders, vertalers, accountants, revisoren, deskundigen en (binnenlandse en buitenlandse) instanties, worden onder de post kosten afzonderlijk aangerekend op basis van de werkelijk gedragen kosten (meer btw indien van toepassing). De kosten voor de opening van een nieuw dossier en de bijhorende identificatie van een nieuwe cliënt of desgevallend wijziging van cliënt en bijhorende identificatieverplichting worden vastgesteld op een forfaitair bedrag zoals wordt medegedeeld in de cliëntenbrief.

Perlex behoudt zich het recht voor om aan de cliënt voor de aanvang van en in de loop van zijn werkzaamheden een provisie te vragen d.m.v. een provisiestaat en om pas haar werkzaamheden aan te vatten respectievelijk voort te zetten of kosten voor te schieten na de betaling ervan. Onder een staat van kosten en erelonen in deze voorwaarden wordt eveneens een provisiestaat verstaan. Een provisie is een forfaitair bedrag dat de cliënt betaalt aan Perlex voorafgaand aan een tussentijdse staat of eindstaat. Die provisie kan betrekking hebben op reeds geleverde prestaties of voorgeschoten kosten, of kan een voorschot zijn op nog te leveren prestaties of te maken kosten, of een combinatie van beide. In de tussentijdse staat of eindstaat worden de provisies op het totale bedrag in mindering gebracht.

De vermelding van een staat van erelonen en kosten in de boekhouding van Perlex geldt als bewijs van verzending ervan en ontvangst door de bestemmeling.

De facturen, ereloonstaten, provisies en ieder ander betalingsverzoek van Perlex kunnen zowel elektronisch, als per gewone post worden overgemaakt aan de cliënt.

Indien de cliënt niet akkoord gaat met een staat van erelonen en kosten dient hij deze op straffe van verval van recht binnen de veertien (14) kalenderdagen na de datum van de staat schriftelijk en gemotiveerd te protesteren bij voorkeur per e-mail verzonden naar info@perlex.be.

Tenzij anders overeengekomen werd, zijn alle ereloonstaten betaalbaar op de zetel van Perlex, zonder korting, binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum. Indien een staat van erelonen en kosten niet betaald wordt tegen de vervaldag van de staat heeft Perlex, zonder de cliënt voorafgaand aangetekend in gebreke te moeten stellen, het recht om verwijlintresten aan een intrestvoet van tien (10) % aan te rekenen vanaf de datum van de staat tot op de datum van volledige betaling en het recht om een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het laattijdig betaalde bedrag aan te rekenen, onverminderd haar recht op de gerechtskosten (inclusief de toepasselijke rechtsplegingsvergoeding), moest een gerechtelijke invordering volgen. Tevens heeft Perlex in dit geval het recht hetzij om de uitvoering van haar werkzaamheden in alle dossiers met de betrokken cliënt te schorsen tot op het ogenblik dat alle staten integraal betaald zijn, hetzij om de globale samenwerking met de cliënt met onmiddellijke ingang te beëindigen. Perlex is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de schorsing van haar werkzaamheden of de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

Indien Perlex in een zaak de belangen van meerdere cliënten behartigt, zijn al deze cliënten hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de staten van erelonen en kosten die betrekking hebben op deze zaak (desgevallend vermeerderd met hetgeen hierboven vermeld en alle invorderingskosten, en dit ongeacht aan welke cliënt Perlex haar staten van erelonen en kosten heeft opgemaakt.

De door Perlex geleverde prestaties zijn onderworpen aan de Belgische BTW tegen het geldende tarief.

Perlex stort alle bedragen die zij voor haar cliënt ontvangt zo snel mogelijk door aan de cliënt. Als Perlex een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, verwittigt zij de cliënt van de ontvangst van het bedrag en brengt zij hem op de hoogte van de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.

Perlex mag op de bedragen die zij ontvangt voor rekening van de cliënt sommen inhouden tot dekking van de bedragen die de cliënt aan haar verschuldigd is. In dat geval wordt de cliënt hiervan op de hoogte gebracht.

Perlex stort alle bedragen die zij van de cliënt ontvangt voor rekening van derden onmiddellijk door aan deze derden.

Als de cliënt een klacht heeft over Perlex of ontevreden is over de behandeling van diens zaak, is het wenselijk deze eerst te bespreken met de advocaat die de zaak behandelt. Als dit overleg niet tot een voor de cliënt bevredigende oplossing leidt, dan kan hij terecht bij de zaakvoerder, die de klacht zal onderzoeken en waar mogelijk bemiddelen om tot een oplossing te komen.

Alle advocaten van Perlex en Perlex zijn via de Orde van Advocaten verzekerd in beroepsaansprakelijkheid bij MS Amlin Insurance SE. De beroepsaansprakelijkheid van Perlex en van haar advocaten, paralegals en medewerkers is onder deze polis beperkt tot het verzekerde bedrag van € 2.500.000,00 per schadegeval. De cliënt vindt voormelde verzekering van Perlex en haar advocaten voldoende en aanvaardt dat de vergoeding van de schade die hij lijdt ten gevolge van een (zelfs grove) beroepsfout van Perlex en/of haar advocaten en/of haar paralegals en/of medewerkers wordt beperkt tot het bedrag waarvoor Perlex en haar advocaten onder voormelde polis effectief gedekt en verzekerd zijn.

Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de schade niet dekt, wordt de globale contractuele aansprakelijkheid van Perlex, haar advocaten, haar paralegals en haar medewerkers, contractueel beperkt in hoofdsom, kosten en intresten tot het bedrag excl. btw dat werd aangerekend in het dossier waarin de aansprakelijkheid wordt weerhouden, en bij gebreke aan dergelijk dossier tot maximaal € 7.500 per schadegeval. Als echter het gebrek aan dekking het gevolg is van een fout van Perlex of haar advocaten of paralegals of medewerkers, wordt de globale aansprakelijkheid beperkt tot vier (4) maal dit bedrag.

Perlex en haar advocaten kunnen onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade, gevolgschade, gebruiksderving of winstderving geleden door de cliënt of door derden.

Onverminderd voorgaande zijn Perlex en haar advocaten niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen van derden die worden ingeschakeld bij de uitvoering van hun dienstverlening, indien hen opdracht werd verleend namens en voor rekening van de cliënt. In zodanig geval kan Perlex derhalve ook niet hoofdelijk of ondeelbaar gehouden zijn met dergelijke derde tot betaling van elke vergoeding aan de cliënt.

Niettegenstaande Perlex redelijke inspanningen levert om haar e-mails en bijlagen te vrijwaren van virussen of andere defecten die computers of een IT systeem kunnen affecteren, blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om ervoor te zorgen dat gepaste maatregelen bestaan teneinde de computers en het IT systeem van de cliënt tegen dergelijke virussen of defecten te beschermen. Perlex aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enig verlies of schade die het gevolg is van het ontvangen of gebruiken van elektronische communicatie afkomstig van Perlex.

De cliënt ziet af van elke (buitencontractuele) aansprakelijkheidsvordering uit onrechtmatige daad met betrekking tot de aansprakelijkheid van Perlex, haar bestuurders, vennoten en alle andere personen die werkzaam zijn voor of verbonden zijn met Perlex (bijvoorbeeld ‘hulppersonen’), voortvloeiend uit of in verband met de levering van de diensten, ongeacht de specifieke oorzaak van de schade. De cliënt en Perlex komen zodoende overeen dat het herstel van de schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verbintenis, opgenomen in deze overeenkomst, binnen de wettelijke grenzen exclusief beheerst wordt door de regels van het contractenrecht, zelfs wanneer de gebeurtenis die aan de oorsprong ligt van de schade ook een onrechtmatige daad vormt.

De cliënt verbindt zich ertoe een eventuele klacht in te dienen binnen drie (3) maanden na de datum waarop de gebeurtenis of de omstandigheid die aanleiding zou geven tot de klacht werd ontdekt of redelijkerwijs had kunnen worden ontdekt. Het is de cliënt niet toegestaan om de door Perlex gemaakte adviezen, nota's, contracten, processtukken, documenten en alle andere intellectuele werkzaamheden ongeacht in welke vorm, zonder haar voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, zelf of met behulp van derden te verveelvoudigen, openbaar te maken of op welke wijze ook te gebruiken, andere dan in het kader van de aan Perlex toegekende opdracht.

Alle overeenkomsten tussen Perlex en de cliënt zijn uitsluitend onderworpen aan het Belgische recht.

Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur minnelijk. Voor ereloongeschillen bestaat, de verzoenings-, bemiddelings- en arbitrageprocedures via de bevoegde Orde. Voor onenigheden in verband met de naleving van de deontologische regels is de stafhouder van Oudenaarde.

Perlex behoudt zich het recht voor om onderhavige algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Deze wijzigingen zullen via de website van Perlex openbaar gemaakt worden en per e-mail worden meegedeeld. Bij het uitblijven van een reactie binnen de dertig (30) kalenderdagen wordt de cliënt geacht akkoord te gaan met de gewijzigde algemene voorwaarden. De toepasselijke algemene voorwaarden kunnen op elk moment geraadpleegd worden op de website van Perlex.

Zowel de cliënt als Perlex hebben het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen. De cliënt is in dit geval verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. Perlex maakt een eindstaat van erelonen en kosten op en bezorgt deze aan de cliënt. Voor zover wettelijk en deontologisch toegestaan kan Perlex zich beroepen op haar retentierecht alvorens haar dossier aan de cliënt over te maken. Perlex is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.